Author - Martín Cruz

Combinar función BUSCARV y COINCIDIR [guía detallada]

Combinar la función BUSCARV y COINCIDIR en Excel es uno de los objetivos que debemos trazarnos para optimizar nuestra búsqueda de datos.

La función COINCIDIR es una función que nos ayuda mucho a determinar posiciones relativas tanto de fila como de columna, de un elemento dentro de un rango, ya sea de forma vertical u horizontal.

Si ya conocemos el uso de la función BUSCARV, debemos saber que, el argumento indicador_columnas, puede ser un número calculado.

Combinar la función BUSCARV y COINCIDIR, es una opción eficiente cuando el número de columna se convierte en un número variable.

 

¿Cómo usar la función BUSCARV y COINCIDIR?

La función BUSCARV y COINCIDIR pueden trabajar juntas para propósitos de crear dinamismo en el cálculo.

Ejemplo 1: Busque el valor de los ingresos del año pasado de acuerdo al mes y a la semana.

Como puede ver en la imagen, tenemos una tabla de ingresos $ del año anterior y nuestro objetivo es traer a nuestro cuadro actual (verde) los valores del año anterior.

buscarv y coincidir

Por decir, si queremos saber cuanto se vendió el año anterior en el mes de febrero de la semana 2, veríamos nuestro cuadro que el valor es $1,700.

Queremos compararlo con lo que hemos vendido este año, en ese mismo mes y semana, veríamos que es $1,580, por lo que sabríamos que hemos vendido $120 menos que el año anterior.

Entonces, primero trabajaremos la funcion BUSCARV  y luego determinaremos la posición de la columna, “digitado”, para obtener el resultado esperado.

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buscarv y coincidir

Entonces, el valor de la celda K12 (valor_buscado), se buscará en el rango D6:H18 (matriz_tabla), en la primera columna de la matriz, y, una vez ubicada, le solicitamos el valor de la columna 3 (indicador_columnas). Tomemos en cuenta que el tipo de coincidencia es EXACTA.

¿Cómo usar la función COINCIDIR para el cálculo de columna?

Ahora usaremos la función BUSCARV y COINCIDIR juntas, esta último nos ayudará a calcular el número de columna, la cual nos servirá como argumento indicador_columnas de la función BUSCARV.

funcion buscarv y coincidir

Entonces, el número 3 lo reemplazamos por la función COINCIDIR para que, al arrastre hacia arriba o hacia abajo, determine los números que necesitamos.

Por lo que la solución de este ejercicio sería

= BUSCARV ( K12 , $D$6:$H$18 , COINCIDIR( L12 , $D$6:$H$6 , 0 ) , 0 )

Formato condicional Barra de Datos

Realizada la búsqueda, aplicaremos formato condicional, la opción Barra de Datos y la editaremos.

La idea es mostrar un efecto gráfico de la variación, si la variación es positiva (mayor que el año anterior), entonces la barra apuntará hacia la derecha, de lo contrario hacia la izquierda.

formato condicional

 

Autor

MOS Expert CPC Martín Cruz

numeros aleatorios

Números aleatorios en Excel

Para crear números aleatorios en Excel disponemos de dos funciones:

  1. Función ALEATORIO()
  2. Función ALEATORIO.ENTRE(Inferior , Superior)

Estas funciones nos sirven para hacer simulaciones.

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La función ALEATORIO

La función ALEATORIO es una función que no necesita ningún argumento, se escribe en la celda =ALEATORIO() ; sin incluir nada entre los paréntesis.

Esta función permite generar números aleatorios decimales, los cuales son mayores iguales que CERO y menores que UNO.

Nombre de la función ALEATORIO en inglés RAND

funcion aleatorio

La función ALEATORIO.ENTRE

La función ALEATORIO.ENTRE, es una función que si necesita argumentos. Requiere un número entero inferior y un número entero superior.

Esta función permite generar números aleatorios enteros, comprendido entre el número inferior y número superior; y su resultado, siempre será un entero.

Nombre de la función ALEATORIO en inglés RANDBETWEEN

funcion aleatorio.entre

descarga

¿Cómo generar números aleatorios en Excel con decimales?

Si queremos generar números aleatorios con decimales, tenemos muchas opciones, dependerá de la lógica de cada persona.

Ejemplo 1: Generar un número aleatorio entre 10 y 100 con 2 decimales

numero aleatorio

¿Cómo generar letras aleatorias en Excel?

Para generar letras aleatorias en Excel, debemos tomar en cuenta los códigos ASCII, por decir si nos ubicamos en una celda y usamos la combinación ALT+65, se generará la letra A mayúscula y, si usas la combinación ALT+90, se generará la letra Z mayúscula.

Ejemplo 2: Generar las letras vocales

letras aleatorias

¿Cómo generar números aleatorios en Excel dentro de un rango?

Ahora veamos como podemos generar números aleatorios en Excel dentro de un rango.

Primero veamos que cualquier de que tamaño es el rango, dependerá de eso para que nuestras funciones aleatorias se pongan en practica.

Ejemplo 3: Generar un número aleatorio del rango D79:D84

aleatorios en un rango

¿Cómo generar números aleatorios en Excel sin repetir?

La función ALEATORIO.ENTRE, tiene la posibilidad de generar número aleatorios repetidos, sin embargo, la función ALEATORIO, su probabilidad de generar un número positivo es sumamente remota.

Dependerá del objetivo que se tenga, debemos apoyarnos en otras funciones que den soporte a algunas funciones de búsqueda que podamos necesitar.

Ejemplo 4: Generar un dato aleatorio sin que se repitan

aletorios no repetidos

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Autor

MOS Expert CPC Martín Cruz

calendario de obligaciones

Calendario 2019 Perú en Excel [Descargar]

descarga

El calendario 2019 Perú en Excel es un archivo que contiene información relacionada a:

  1. Días feriados del año 2019.
  2. Fechas de obligaciones mensuales (como ejemplo).
  3. Lista de fechas festivas de un país (diferente a Perú) para las personas que trabajan en una empresa multinacional.

Por otro lado contiene 3 hojas con formatos de calendarios para posibles escenarios, con el siguiente detalle:

  • Calendario Perpetuo – Editable
  • Calendario Actual con feriados
  • Calendario de obligaciones mensuales

»Descarga el calendario 2019 editable«

Calendario 2019 Perú con feriados en Excel

El calendario 2019 Perú tiene una hoja llamada DIAS la cual contiene una lista de fechas, entre días feriados y no laborables, para el uso de cualquier usuario.

feriados 2019

Por otro lado contiene una hoja llamada Calendario Actual. totalmente imprimible a necesidad.

El calendario actual, tiene un formato para definir con que día de la semana inicia tu calendario, hay dos opciones:

Inicio lunes:

calendario actual

Inicio domingo:

calendario actual

Finalmente, esta hoja muestra el mes previo al mes actual. Cuando el archivo lo abras en octubre, el primer mes que se mostrará será septiembre.

Calendario 2019 Perú en Excel Plantilla

Este calendario de tipo plantilla, que no sólo contiene el calendario 2019 o 2020 sino que tiene una CELDA para indicar el año que deseamos ver como calendario, por lo que es editable y lo tienes disponible de forma perpetua.

calendario perpetuo

Podrás revisar la formulación realizada a cada cuadro, así como el cuadro numérico base para realizar futuros calendarios personales.

 =(FECHANUMERO(“01/”&H9&”/”&B5)-DIASEM(FECHANUMERO(“01/”&H9&”/”&B5),2)+1)+Z11

Celda B5 es la celda relacionada al año

Celda H9 es la celda relacionada al mes.

Celda Z11 es la celda que forma parte de cuadro numérico para elaborar el calendario.

cuadro numerico

Las formulas se encuentran muy cerca con la que fue construida el cuadro numerico

=(FILAS(Z$20:Z20)-1)*7+COLUMNAS($Z20:Z20)-1

Calendario 2019 de obligaciones mensuales [feriados locales y casa matriz]

El calendario 2019 de obligaciones mensuales, te permite controlar tus obligaciones, tanto de declaración tributaria, como de obligación de reporting a la casa matriz.

Por otro lado, puede ver información a detalle de los propios feriados y obligaciones, relacionados al mes seleccionado.

En la parte inferior se muestra: el mes anterior, mes actual y el mes próximo.

calendario obligaciones

descarga

Autor

MOS Expert CPC Martín Cruz

funcion FRECUENCIA

FRECUENCIA en Excel [guía completa]

Para desarrollar FRECUENCIA en Excel, tenemos varios caminos, quizás donde podemos ejercer mejor control de los calculos sería utilizando la función FRECUENCIA de Excel.

Función FRECUENCIA de Excel

La función FRECUENCIA de Excel cuenta las veces que un valor se repite en un conjunto de datos.

Argumentos de la función FRECUENCIA

funcion FRECUENCIA

Argumento datos. Es el conjunto de datos de donde se desea evaluar las repeticiones.

Importante. Los datos deben ser numéricos, la función frecuencia omite los textos.

Argumento grupos. Es un rango de datos, de resumen, de los que se desea obtener la frecuencia o repeticiones.

La funcion FRECUENCIA de Excel entregará una matriz vertical de datos, la cantidad de elementos de grupos + 1.

FRECUENCIA en Excel Ejemplos

Queremos establecer la cantidad de pedidos por la cantidad que representa cada uno de ellos, para saber que cantidad es la que piden con mas frecuencia.

Veamos los datos

funcion FRECUENCIA

Los pedidos van de CERO a MIL, pero he desarrollado un cuadro que me informe sólo hasta pedidos de 700 y luego uno más, los mayores a 700, donde se incluirán los pedidos entre 700 y 1000 unidades.

Cómo hacer un Histograma de Frecuencia

La función FRECUENCIA al entregar una matriz vertical, necesita que se seleccione un rango para que los resultados que se generen se posicionen en este rango.

Frecuencia en Excel Descarga el archivo de trabajo

funcion FRECUENCIA

Una vez seleccionado el rango, donde se ubicaran los resultados, debe cubrir los argumentos de la función para finalmente presionar la combinación de teclas CTRL + SHIFT + ENTER, para realizar un trabajo matricial.

Finalmente, como se muestra en la imagen, los pedidos más frecuentes se dan entre 400 y 500 unidades, alcanzando la cantidad de 4 pedidos.

funcion FRECUENCIA

Debe tener en cuenta que si desea contar repeticiones de texto, la funcion FRECUENCIA no sería un funcion recomendada, ya que omite los textos. Alternativamente podría usar la funcion CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO dependiente de la cantidad de criterios.

 

Autor

MOS Expert CPC Martín Cruz

punto de equilibrio

Punto de Equilibrio en Excel [fórmula y gráfica]

Para trabajar el punto de equilibrio en Excel debemos tener claridad en la fórmula, usaremos una gráfica de dispersión y estableceremos las coordenadas de cada elemento.

¿Qué es el punto de equilibrio?

El punto de equilibrio es la cantidad mínima que un empresa tiene que vender para cubrir sus costos fijos y variables. En ese sentido, los ingresos serán iguales a los costos, obteniendo una utilidad igual a CERO.

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Fórmula de punto de equilibrio

La fórmula para calcular la cantidad de equilibrio es la siguiente:

punto de equilibrio

  • Los costos fijos son costos que no cambian o se mantienen, se produzca o no.
  • PVu sería el precio de venta unitario
  • CVu sería el costo variable unitario

La diferencia entre el PVu y CVu también es llamado Margen de contribución.

Ejemplo de Punto de Equilibrio en Excel

Vemos entonces, tenemos los elementos de la fórmula precio unitario por 150, costo unitario por 75  y costos fijos por 30,000; por lo que procederemos a realizar el cálculo.

La cantidad de equilibrio es 400.

punto de equilibrio

Como hacer el Punto de Equilibrio

Para graficar nuestro punto de equilibrio, debemos tener en cuenta dos elementos principales, ambos lineales, los ingresos totales y los costos totales (costo fijo + costo variable).

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¿Y que tipo de gráfico usar?

Aquí el gráfico de dispersión con lineas rectas sería el más adecuado.

Pero cuando hablamos de gráfico de dispersión tendríamos que pensar en coordenadas ( x , y ) que debemos trabajar por cada elemento que queremos graficar.

Por decir, si queremos graficar la línea de ingresos totales, entendemos que es una línea recta diagonal creciente, por lo que debemos trabajar en sus coordenadas de dos puntos tal como lo indica la imagen.

punto de equilibrio

Primer punto

Si la cantidad vendida es cero entonces los ingresos serán cero también. Coordenadas x = 0; y = 0.

Segundo punto

Si la cantidad vendida es 1,000 los ingresos serán 150,000 (1,000 x 150 ). Coordenadas x = 1,000; y = 150,000

Gráfica de punto de equilibrio en Excel

Debemos usar la gráfica de dispersión con línea recta, tal como se muestra la imagen.

grafica dispersion linea recta

Además debemos desarrollar la siguiente estructura para que las coordinadas del gráfico de dispersión, funcionen orientados a lo que estamos buscando.

punto de equilibrio

Armada la estructura, procederemos a seleccionar todo el cuadro e insertamos el gráfico de dispersión.

Al principio el gráfico mostrado nos puede asustar un poco en su forma, mira la imagen.

punto de equilibrio

Pero lo corregiremos usando la opción de herramienta de gráficos, “Cambiar fila/columna”

grafico dispersion

Finalmente, después de seleccionar un diseño y agregarle etiquetas a los datos, nuestro gráfico se mostrará como sigue:

punto de equilibrio

Punto de Equilibrio en Excel Descargar

Descarga el archivo de trabajo que te servirá de plantilla para tus futuros cálculos.

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Consulta otras publicaciones

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Autor

MOS Expert CPC Martin Cruz

administrador de escenarios

Administrador de Escenarios Excel [guía detallada]

¿Qué es el administrador de escenarios de Excel?

El administrador de escenarios de Excel es una herramienta que nos permite realizar un análisis de nuestros datos, en el escenario del  “que pasaría si”.

Puede ser que me encuentre analizando información para intentar predecir el futuro. Dicho futuro que puede verse afectado por muchas situaciones y cada una de ellas es probable que suceda.

Entonces, podemos acudir a esta herramienta que nos permite revisar esos cambios en nuestras variables y mostrarnos como afectarían nuestros resultados.

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Ejemplo de administrador de escenarios de Excel

Tenemos información relacionada con los resultados de una operación. Pero estamos evaluando posibles cambios que podrían darse en los precios, costos y gastos.

administrador de escenarios

  • Escenario_1: Nuestro precio unitario es de 150 um pero tenemos una posibilidad de mejorar nuestro precio a 180 um desarrollando mejores estrategias de ventas, lo que nos llegará a incrementar nuestros Gastos de ventas a 25,000 um
  • Escenario_2: Puede que la estrategia del escenario 1 no funcione y el precio de venta descaiga a 140 um manteniendo el incremento de Gastos de Ventas a 25,000 um
  • Escenario_3: Con el escenario 2, pensamos que puede venir un reducción de nuestros Gastos Administrativos a 10,000 y el ajuste de la calidad del producto, por lo que el costo unitario del producto cambiaría a 75 um

Evaluemos los resultados

Bueno, en principio revisemos la ubicación de la opción. Administrador de escenarios se ubica en la ficha Datos, de acuerdo a como se muestra en la imagen.

administrador de escenarios

Pasemos a la carga del primer escenario

administrador de escenarios

Damos clic en Agregar e incorporamos los cambios que tendrán nuestras variables. A este escenario lo llamaremos

“Escenario 01: Estrategia de ventas Optimista”

Y las celdas cambiantes serán el precio unitario y los gastos de ventas.

administrador de escenarios

Aquí definimos los valores que tendrán las celdas cambiantes. Quedamos que el precio subiría a 180 y los Gastos de Ventas a 25,000

administrador de escenarios

Ahora vamos a agregar el segundo escenario

A este escenario lo llamaremos:

“Escenario 02: Estrategia de ventas Pesimista”

administrador de escenarios

Aquí definimos los valores que tendrán las celdas cambiantes precio unitario y gastos de ventas. Quedamos que el precio bajaría a 140 y los Gastos de Ventas se mantendrían en 25,000.

administrador de escenarios

Ahora vamos a agregar el tercer escenario

A este escenario lo llamaremos:

“Escenario 03: Reducción de calidad y gastos administrativos”

En este tercer escenario tenemos 4 variables cambiantes, el precio de venta, los gastos de ventas, los gastos administrativos y el costo unitario.

administrador de escenarios

Los valores que tendrán las celdas cambiantes serán: para el precio de venta 140; los gastos de ventas 25,000; gastos administrativos 10,000; y costo unitario 75.

administrador de escenarios

Finalmente, hemos cargado nuestros 3 escenarios.

Veamos como se muestra en el Administrador de Escenarios

administrador de escenarios

Allí se muestran los 3 escenarios cargados.

Ahora presionaremos el botón Resumen y seleccionaremos el rango H5:H11, donde se encuentran los resultados que vamos a revisar.

administrador de escenarios

Listo, ahora veremos los resultados.

administrador de escenarios

Como se muestra en la imagen, obtenemos un resultado comparativo por Escenario. Las celdas no están vinculadas a la fuente de información pero se encuentra cargada en el Administrador de Escenarios.

Lo que esta sombreado significa que son las celdas cambiantes. No necesariamente los escenarios tienen que compartir variables, este es un caso.

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MOS Expert CPC Martín Cruz

Tabla de datos de Excel [guía completa]

¿Qué es tabla de datos de Excel?

Tabla de datos de Excel es una herramienta que permite analizar los resultados que podría generar el cambio de una variable hacia los resultados de nuestro negocio.

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¿Cómo hacer una tabla de datos en Excel?

En principio tenemos que saber que la herramienta tabla de datos tiene para analizar hasta un máximo de 2 variables (variables independientes), por lo que tendríamos que definir entre dos tipos de análisis:

  1. Tabla de datos con una variables
  2. Tabla de datos con dos variables

1. Tabla de datos con una variable

Esta opción permite analizar el efecto que generará su cambio, sobre los resultados que desee evaluar (los que necesite).

Importante. Cuando hablamos de una variable, nos referimos a una variable independiente y bajo este esquema se pueden analizar N variables dependientes.

Estructura de tabla de datos con una variable

Aquí no hay lugar a la creatividad, debemos trabajar siempre una estructura para este esquema.

Por decir, deseo saber…

¿que pasaría con mi utilidad operativa?

Si el costo unitario tiende a variar un 20%.

Primero observemos en que celda se encuentra nuestro costo unitario. Efectivamente, es la celda E13.

Debemos verificar si los cambios de valor de la celda E13 generan algún tipo de cambio sobre la Utilidad Operativa. Si no es de forma directa quizás de forma indirecta, pero el cambio de valor debe generar cambios en la celda H16 donde se encuentra el resultado de la utilidad operativa.

En este análisis vamos a incluir otros resultados, no tenemos un límite de variables dependientes, así que optaré por incluir:

  • Utilidad bruta H13
  • Utilidad operativa H16
  • % UO / Ingresos H18

Dato importantes

  1. Para la tabla de datos con una variable, debemos vincular las celdas donde se encuentran los resultados, tal como se muestra la imagen.
  2. La variación del costo de venta unitario, del rango M12:M18 no debe estar vinculada por ningún motivo con la celda E13. Será mejor si lo trabajan como dato sin formulación.

tabla de datos

Celda de entrada (columna)

Veamos que la variable costo unitario se encuentra en el rango M12:M18, en UNA COLUMNA, por lo que al momento de ejecutar tabla de datos deberá usar dicha casilla, tal como la imagen lo muestra.

Ejecute el siguiente procedimiento:

  • Seleccione el área M11:P18.
  • Vaya a la opción tabla de datos
  • Use la casilla Celda de entrada (columna) y seleccione la celda E13.
  • Clic en Aceptar

tabla de datos

2. Tabla de datos con dos variables

Esta opción permite analizar el efecto que generará el cambio de estas dos variables, sobre un resultado que desee evaluar (sólo uno).

Importante. Cuando hablamos de dos variables, nos referimos a dos variables independientes y bajo este esquema se puede analizar sólo una variable independiente.

Estructura de tabla de datos con dos variables

Aquí tampoco no hay lugar a la creatividad, debemos trabajar siempre una estructura para este esquema.

Por decir, deseo saber…

¿que pasaría con mi utilidad operativa?

Si el costo unitario tiende a variar un 20% y mi cantidad vendida varia otro 20%.

En este escenario tenemos dos cambios. Primero mi costo unitario y segundo mi cantidad vendida, ambas son variables independientes.

Identifiquemos las celdas que contienen dichas variables independientes. Efectivamente, el costo unitario se encuentra en la celda E39 y la cantidad de ventas en E38.

Verifique en ambas celdas tengan efecto en el resultado que desea analizar.

Para este análisis no será posible analizar más que una variable dependiente, que en este caso será la Utilidad Operativa, cuya celda de resultado es H42.

Datos importantes

Para la tabla de datos con dos variables, debemos vincular las celda donde se encuentran el resultado, en la posición donde se muestra en la imagen.

La variación del costo de venta unitario, del rango M38:M44 no debe estar vinculada por ningún motivo con la celda E39, así como el rango N37:T37 no debe estar vinculado a la celda E38. Será mejor si lo trabajan como dato sin formulación.

tabla de datos

Celda de entrada (fila) y celda de entrada (columna)

Veamos que la variable costo unitario se encuentra en el rango M38:M44, en UNA COLUMNA, por lo que al momento de ejecutar tabla de datos deberá usar dicha casilla, tal como la imagen lo muestra.

Ahora veamos que la variable cantidad se encuentra en el rango N37:T37, en UNA FILA, por lo que al momento de ejecutar tabla de datos deberá usar dicha casilla, tal como lo muestra la imagen.

Ejecute el siguiente procedimiento:

  • Seleccione el área M37:T44.
  • Vaya a la opción tabla de datos
  • Use la casilla Celda de entrada (fila) y seleccione la celda E38.
  • Use la casilla Celda de entrada (columna) y seleccione la celda E39.
  • Clic en Aceptar

tabla de datos

No hay mejor herramienta que tabla de datos para poder visualizar o proyectar variaciones.

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MOS Expert CPC Martin Cruz

Consolidar datos en Excel

El comando Consolidar de Excel permite consolidar datos en Excel de distintos libros, hojas o rangos de celdas.

Aunque para que funciones la consolidación no es necesario tener cuadros con rótulos definidos, si es relevante para que la consolidación sea revisable o comprobable.

¿Cómo consolidar datos en Excel?

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Ejemplo 1

Veamos un caso donde tenemos 3 cuadros de diferentes sectores y queremos consolidarlos en un sólo cuadro.

Notese que la estructura de los cuadros es la misma, aunque no todos tienen los mismos meses.

consolidar datos

Vamos a usar el comando Consolidar y agregaremos los 3 rangos que vamos a consolidar.

Importante: Debemos seleccionar el área donde vamos a Consolidar, pero no debemos agregar dicha área como rango de consolidación.

consolidar datos en excel

Tal se muestra la imagen, hemos agregado 3 rangos:

A: D5:H9

B: J5:N9

C: D13:H18

Usar rótulos en:

  1. Fila superior
  2. Columna izquierda

Estas opciones son relevantes para que los datos se consoliden en el orden que nosotros estamos buscando.

Ejemplo 2

Aquí nuestra área de consolidación (rango de celdas) no tiene rótulos de filas ni de columnas, pero esa no es una limitante para poder consolidar.

consolidar datos en excel

Cargaremos cada rango de celdas que corresponda al sector y activaremos rótulos de filas y columnas, tal como la siguiente imagen

consolidar datos

En ese caso, a diferencia del anterior, no fue necesario que nuestro cuadro tenga títulos, en la propia consolidación como resultado fueron agregados adicionalmente a la consolidación numérica.

Ejemplo 3

En ese caso, hay dos situaciones, los cuadros están desordenados y el cuadro de consolidacion no tiene rubros o rótulos,

¿cómo sale la consolidación?

Pues saldrá en desorden también, tal como el resultado que muestra la imagen.

consolidar datos en excel

Tenemos una opción más que podríamos trabajar

  • Crear vínculos con los datos de origen

Te invito a activarlo, sólo tienes que hacerlo y veras lo que se genera, espero que sea de tu utilidad.

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MOS Expert CPC Martín Cruz

 

filtro avazado

Filtro avanzado [casos prácticos]

Filtro avanzado

Realizar filtros en Excel es una actividad que se aprende casi de forma intuitiva tanto como ordenar, pero si queremos utilizarla con mejor precisión, vale la pena revisar algunos tips de uso.

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¿Que es un filtro avanzado de Excel?

El filtro avanzado, o su comando Avanzadas, es una herramienta que tiene Excel ante situaciones de filtros más complejos, donde Autofiltro no puede responder.

Una de las cualidades de esta herramienta es que permite generar un reporte fuera de la base de datos. Este reporte se genera siempre que se hayan definido los criterios por el cual se debe listar.

¿Como hacer un filtro avanzado en Excel?

Bueno, el paso principal para realizar un filtro avanzado, es conocer la estructura de la ventana que solicita los elementos que debemos tener para generarlo.

Veamos su composición

filtro avanzado

Rango de la lista: Este argumento se refiere a la base de datos donde se encuentra la información que desea filtrar. Normalmente se selecciona en automático siempre que se encuentre dentro de la base de datos, de lo contrario, usted lo debe hacer manualmente.

Rango de criterios: Este argumento debemos construirlo en un área, fuera de la base de datos, cercano donde queremos que el reporte se genere. Mas adelante explicaré la estructura.

Copiar a: Esta casilla se activa si el botón “Copiar a otro lugar” esta activo. Esta opción permite definir el rango de celdas donde se generará el reporte. Mas adelante explicaré la estructura.

¿Como usar filtro avanzado?

Veamos las selecciones en la imagen.

filtro avanzado

Debemos fijarnos bien, que en el momento de presionar el comando Avanzadas, estemos ubicados en la base de datos para que la selección del argumento Rango de la Lista sea en automático.

Para el argumento Rango de Criterios, es determinante que use el mismo nombre de campo de la base de datos, de lo contrario no funcionará.

filtro avanzado

Obviamente los criterios relacionados al campo deben existir sino el criterio de su filtro estará mal construido.

Luego, tome en cuenta, que para el argumento “Copiar a” tiene 3 opciones, tal como muestra la imagen anterior:

  1. Puede seleccionar una celda en blanco. En ese caso se listarán todos los campos de la base de datos.
  2. Puede seleccionar un rango de celdas como ciertos campos de la base de datos, sólo los campos que desea listar.
  3. Puede seleccionar un rango de celdas con todos los campos de la base de datos, saldrá lo mismo que la opción 1.

filtro avanzado

Cualquiera de estas formas usted puede usar, solo necesita definir bien que es lo que necesita.

Filtrando valores únicos

La casilla de “solo registros únicos” permite filtrar y obtener como resultados valores únicos, ya sea por un campo o campos combinados.

Esta opción NO REQUIERE que definamos ningún criterio, porque no lo hay, basta activar la casilla y en “Copiar a”, definir los campos por el cual generara los campos únicos.

filtro avanzado

Filtrando valores únicos usando fórmula

Filtro avanzado permite usar fórmulas en sus criterios para establecer algún tipo de condición que deba cumplir el registro para ser listado.

Cuando usamos una fórmula es determinante lo siguiente:

  1. La formulación se establece sobre el primer registro de la base de datos. Ojo el primer registro no es la primera fila de la base de datos, ya que en la primera fila siempre estarán los títulos de los campos.
  2. Para el criterio, o NO SE USA un nombre de campo o SE USA un nombre cualquiera, que NO EXISTA en la base de datos.
  3. Siempre debe generar un resultado lógico, VERDADERO o FALSO.

filtro avanzado

Como se muestra la imagen, al usar una fórmula para listar valores únicos, ya no usamos la casilla de verificación, sino no funcionaría. Además use un nombre de campo que no existe en la base de datos, dato que también es relevante.

Bueno, como veras Excel tiene una herramienta para generar reportes bastante útil, sácale el mayor provecho.

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funcion DESREF

funcion DESREF y COINCIDIR [guía práctica]

¿Qué es la función DESREF?

Hablar de la funcion DESREF es hablar de dinamismo en Excel. Esta funcion tiene dos argumentos finales que generan ese dinamismo que podríamos requerir con nuestros datos.

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Argumentos de la funcion DESREF

La funcion DESREF, a diferencia de otras funciones de búsqueda que requieren la selección de una matriz como BUSCARV o INDICE, requiere sólo la identificación de una celda (ref) como anclaje, que yo defino como el punto CERO a cuadro, tabla o matriz de donde se desea extraer información.

El punto CERO, puede variar dependiendo de la lógica de quien maneja la función, ya que luego de definido el argumento ref, punto CERO, deberá trabajar en los 2 siguientes argumentos, filas y columnas.

DESREF tiene la siguiente estructura:

funcion DESREF

Argumento ref. Usted debe definir una celda, que debe ser una celda muy cercana al cuadro, que podría definirse como punto CERO.

Argumento filas. Es un número, puede ser positivo o negativo (abajo – arriba), para avanzar o retroceder, a partir del punto CERO hacia donde se ubica el dato o valor que deseamos extraer u obtener.

Argumento columnas. Es un número, puede ser positivo o negativo (derecha – izquierda), para avanzar o retroceder, a partir del punto CERO hacia donde se ubica el dato o valor que deseamos extraer u obtener.

Argumento [alto]. Es un número, puede ser positivo o negativo (abajo – arriba). Este número representa el tamaño del rango de celdas en número de filas que se desea capturar, de forma vertical.

Argumento [ancho]. Es un número. Este número representa el tamaño del rango de celdas en número de columnas que se desea capturar, de forma horizontal.

Como utilizar la funcion DESREF

Ejemplo 1

Tenemos un cuadro de donde queremos obtener información de las ventas de Mercedes y para esto usaremos DESREF.

Debemos definir un punto CERO al cuadro. Bueno la celda G13 sería una opción. Desde esa posición le indicaremos que se mueva 4 filas hacia abajo (positivo) y 2 columnas hacia la derecha (positivo).

funcion DESREF

Ejemplo 2

En este ejemplo, cambiaremos el punto CERO, usaremos la celda K35 como argumento ref de la funcion DESREF.

A partir de esa posición nos moveremos -2 filas hacia arriba (negativo) luego – 2 columnas hacia la izquierda(negativo).

funcion DESREF

Ejemplo 3

En este ejemplo, cambiaremos el punto CERO, usaremos la celda K45 como argumento ref de la funcion DESREF.

A partir de esa posición nos moveremos 4 filas hacia abajo (positivo) luego – 2 columnas hacia la izquierda (negativo).

funcion DESREF

Como calcular los números de filas y columnas

Cualquier función que genere un número será bienvenida para DESREF. Pero en este caso, debemos calcular un número de posición y la funcion COINCIDIR sería la adecuada.

La función COINCIDIR, ha sido tratada en otra publicación, así que siguiero que revises el siguiente enlace:

Allí vemos que COINCIDIR nos calcula los números que necesitamos, tanto el número de filas como el número de columnas.

Finalmente anidamos realizando el calculo final.

funcion DESREF

Como determinar un rango con DESREF

Para capturar un rango con la funcion DESREF, debemos usar sus 2 últimos argumentos, ALTO y ANCHO.

Como se muestra la imagen, el rango que queremos capturar es el que pertenece al año 2017.

Ese rango tiene un tamaño de 6 filas por 1 columna, por lo que en principio debemos establecer el punto de CERO, la cantidad de filas y columnas que nos debemos mover hasta llegar al primer elemento del rango, en este caso, la celda H81.

A partir de allí, definimos el rango de 6×1. Lo que generalmente ocurre cuando seleccionamos un rango con DESREF es que genera un error #¡VALOR!, pero no nos desanimemos porque es altamente probable que la selección sea la correcta.

El error se genera porque no estamos estableciendo una operación final con ese rango, por lo que, como opción, podríamos utilizar la funcion SUMA, para totalizar el resultado, tal como se muestra en la imagen.

funcion DESREF

Bueno, hasta aquí hemos utilizado todos los argumentos de esta función, que como verás es una función bastante importante dentro de las funciones que podrías manejar en Excel.

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