Filtro avanzado [casos prácticos]

filtro avazado

Filtro avanzado [casos prácticos]

Filtro avanzado

Realizar filtros en Excel es una actividad que se aprende casi de forma intuitiva tanto como ordenar, pero si queremos utilizarla con mejor precisión, vale la pena revisar algunos tips de uso.

>Descarga archivo de trabajo<<

¿Que es un filtro avanzado de Excel?

El filtro avanzado, o su comando Avanzadas, es una herramienta que tiene Excel ante situaciones de filtros más complejos, donde Autofiltro no puede responder.

Una de las cualidades de esta herramienta es que permite generar un reporte fuera de la base de datos. Este reporte se genera siempre que se hayan definido los criterios por el cual se debe listar.

¿Como hacer un filtro avanzado en Excel?

Bueno, el paso principal para realizar un filtro avanzado, es conocer la estructura de la ventana que solicita los elementos que debemos tener para generarlo.

Veamos su composición

filtro avanzado

Rango de la lista: Este argumento se refiere a la base de datos donde se encuentra la información que desea filtrar. Normalmente se selecciona en automático siempre que se encuentre dentro de la base de datos, de lo contrario, usted lo debe hacer manualmente.

Rango de criterios: Este argumento debemos construirlo en un área, fuera de la base de datos, cercano donde queremos que el reporte se genere. Mas adelante explicaré la estructura.

Copiar a: Esta casilla se activa si el botón “Copiar a otro lugar” esta activo. Esta opción permite definir el rango de celdas donde se generará el reporte. Mas adelante explicaré la estructura.

¿Como usar filtro avanzado?

Veamos las selecciones en la imagen.

filtro avanzado

Debemos fijarnos bien, que en el momento de presionar el comando Avanzadas, estemos ubicados en la base de datos para que la selección del argumento Rango de la Lista sea en automático.

Para el argumento Rango de Criterios, es determinante que use el mismo nombre de campo de la base de datos, de lo contrario no funcionará.

filtro avanzado

Obviamente los criterios relacionados al campo deben existir sino el criterio de su filtro estará mal construido.

Luego, tome en cuenta, que para el argumento “Copiar a” tiene 3 opciones, tal como muestra la imagen anterior:

  1. Puede seleccionar una celda en blanco. En ese caso se listarán todos los campos de la base de datos.
  2. Puede seleccionar un rango de celdas como ciertos campos de la base de datos, sólo los campos que desea listar.
  3. Puede seleccionar un rango de celdas con todos los campos de la base de datos, saldrá lo mismo que la opción 1.

filtro avanzado

Cualquiera de estas formas usted puede usar, solo necesita definir bien que es lo que necesita.

Filtrando valores únicos

La casilla de “solo registros únicos” permite filtrar y obtener como resultados valores únicos, ya sea por un campo o campos combinados.

Esta opción NO REQUIERE que definamos ningún criterio, porque no lo hay, basta activar la casilla y en “Copiar a”, definir los campos por el cual generara los campos únicos.

filtro avanzado

Filtrando valores únicos usando fórmula

Filtro avanzado permite usar fórmulas en sus criterios para establecer algún tipo de condición que deba cumplir el registro para ser listado.

Cuando usamos una fórmula es determinante lo siguiente:

  1. La formulación se establece sobre el primer registro de la base de datos. Ojo el primer registro no es la primera fila de la base de datos, ya que en la primera fila siempre estarán los títulos de los campos.
  2. Para el criterio, o NO SE USA un nombre de campo o SE USA un nombre cualquiera, que NO EXISTA en la base de datos.
  3. Siempre debe generar un resultado lógico, VERDADERO o FALSO.

filtro avanzado

Como se muestra la imagen, al usar una fórmula para listar valores únicos, ya no usamos la casilla de verificación, sino no funcionaría. Además use un nombre de campo que no existe en la base de datos, dato que también es relevante.

Bueno, como veras Excel tiene una herramienta para generar reportes bastante útil, sácale el mayor provecho.

>>Descarga archivo de trabajo<<

Artículos relacionados

MOS Expert CPC Martín Cruz

 

Compartir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *