Trabajar subtotales en Excel implica el uso del Comando Subtotal, uno de los comandos que se encuentra en el grupo Esquema de la Ficha Datos.
Como hacer subtotales en Excel
Este comando, incorpora en su resultado, la funcion SUBTOTALES y el agrupamiento por filas.
Crear subtotales en Excel es bastante sencillo pero debe tener los datos organizados por el campo que se desea subtotalizar.
Por decir, si vamos a subtotalizar por el campo Meses, este campo SI o SI debe estar ordenado, ya que si no lo estuviera, aunque funcione el comando Subtotal, el resultado no será el optimo.
Veamos una base de datos
Esta base de datos NO tiene un orden especial, aplicar el Comando Subtotal a esta base de datos requiere en principio ordenar el campo, de forma alfabética, para que, los resultados al aplicar este comando, sean los esperados.
Como se muestra la imagen anterior, realizamos un procedimiento para ordenar por los campos Trimestre y Meses, campos sobre los cuales estableceremos los Subtotales en Excel.
Subtotales en Excel para un campo
Ahora sí, estamos listos para aplicar los Subtotales en Excel, así que llamaremos al comando Subtotal. Aquí debemos debemos señalar algunos puntos:
- Para cada cambio en. En esta opción debemos definir el campo sobre el cual queremos establecer un Subtotal, Excel incorporará de forma automática una fila, por decir Total Trim.1, cada vez que encuentre un cambio en ese campo.
- Usar función. Tenemos disponibles un poco más de 10 operaciones básicas que podemos utilizar. Aquí estamos usando la funcion SUMA.
- Agregar subtotal a. Los campos que normalmente subtotalizamos son campos numéricos aunque no es un requisito, todo dependerá de lo que se desea obtener. Aquí marcamos el campo Cantidad y Total, OJO aquí no debemos marcar Trimestre.
El resultado esta en la imagen, del lado izquierdo, el comando Subtotal agrupa las filas por cada cambio que encontró en el campo Trimestre.
Por otro lado, incorpora la funcion SUBTOTALES y aplica un operación de código 9 que esta relacionada con la funcion SUMA.
Veamos la imagen
Entonces, como se aprecia, la funcion SUBTOTALES se incorpora en automático por cada cambio en el campo Trimestre.
Subtotales en Excel para dos campos
Pero veamos ahora como lo aplicaríamos para dos campos.
Es relevante, que cada vez que apliquemos el comando Subtotal, debe estar ubicado en una de las celdas de la base de datos.
En ese sentido, una vez que haya aplicado el primer subtotal para el campo Trimestre, inmediatamente aplicaremos el segundo subtotal, para el campo Meses y debe estar desactivada la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales, de no hacerlo, reemplazará el subtotal para Trimestre.
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Además ahora tenemos 4 niveles de agrupación, tal como se muestra en la imagen.
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